Erfolgsgeschichte KOMM MIT
Salesforce ermöglicht der gemeinnützigen Organisation KOMM MIT den Jugendfußball und das Vereinsleben europaweit zu fördern. Mittels der Automatisierung ist es ihnen möglich geworden, ihre eigenen Ressourcen effizienter einzusetzen und die Beziehungen zu allen Teilnehmer*innen zu optimieren.
Seit 1983 fördert KOMM MIT europaweit die interkulturelle Völkerverständigung bei Kindern und Jugendlichen über den Sport. Das Herzstück von KOMM MIT ist die Organisation und Durchführung von internationalen Jugendfußballveranstaltung in Europa, bei denen jährlich über 25.000 Kinder, Jugendliche und ehrenamtliche Begleiter*innen aus über 60 Nationen teilnehmen. Bei der gesamten Abwicklung wird das 20-köpfige Team aus der Bonner Zentrale jährlich von über 400 ehrenamtlichen Helfer*innen unterstützt.
Die wichtigste Aufgabe der gemeinnützigen Gesellschaft ist die Förderung des Kinder– und Jugendfußballs und das Vereinsleben an der Basis: Jedes Jahr werden Fußballvereine durch die Bereitstellung von Equipment oder Unterstützung von Familien in schwierigen sozioökonomischen Bedingungen durch die Übernahme von Reisekosten für deren Kinder und Jugendliche gefördert. Als offizieller Kooperationspartners des Deutschen-Fußball-Bundes im Bereich der Jugendförderung schafft KOMM MIT auch für das Ehrenamt in Deutschland eine Bühne. Hierbei werden jedes Jahr aus allen Fußballkreisen des Landes junge Fußballheld*innen, die sich durch besonderes Engagement in ihren Vereinen oder bei anderer ehrenamtlicher Tätigkeit hervorgetan haben, geehrt.
All diese Tätigkeiten und soziale Projekte benötigen eins: strukturelle Organisation und vereinfachte Prozesse. Dies konnte durch die Zusammenarbeit zwischen KOMM MIT und Bechtle AV360° optimiert werden, sodass in der Zukunft weitere Mittel für die Förderung des Vereinslebens zur Verfügung stehen können.
Ausgangssituation
KOMM MIT nutzte in der Vergangenheit bereits verschiedene IT-Systeme, um ihre Geschäftsprozesse durchzuführen. Die meisten Prozesse wurden in Papierform umgesetzt, einige wenige mithilfe von verschiedenen Softwareprodukten unterstützt. Eine einheitliche Softwarelösung von der Akquisition bis zur Durchführung und Nachbereitung der internationalen Veranstaltungen war nicht vorhanden.
Die Hauptanwendung, welche 1999 entwickelt wurde, diente zur Verwaltung der Stammdaten und Teilnahmedaten aller Teilnehmer*innen und Veranstaltungen. Hier handelte es sich um eine eigenentwickelte monolithische Anwendung. Durch die fehlende Flexibilität konnten folglich die Prozesse den dynamischen Anforderungen bzw. Bedingungen nicht standhalten. Das System war weder zeitgemäß noch benutzerfreundlich, sodass dieses den Anforderungen der Zeit nicht mehr gerecht werden konnte und weder Wartung oder Weiterentwicklung noch eine professionelle Prozesssteuerung möglich waren.
KOMM MIT beschloss ihr veraltetes System durch ein neues, ein der heutigen Zeit Entsprechendes zu ersetzen, um die Beziehungen zu den internationalen Teilnehmer*innen zu festigen, die Veranstaltungen effizienter zu managen, Papier zu sparen und um in kürzerer Zeit auf neue Anforderungen reagieren zu können. Darüber hinaus sollte den Teilnehmer*innen der Zugang zu den Inhalten von KOMM MIT erleichtert werden. Das Ziel, durch effizientere Prozesse mehr Ressourcen für die sozialen Projekte zu schaffen, wurde ebenfalls von Anfang an verfolgt. Hierfür suchte KOMM MIT nach einem Partner, der mit ihnen gemeinsam das Vorhaben erfolgreich umsetzen würde.
Mehr Effizienz mit Salesforce
Mit Salesforce wurde das zwei Jahrzehnte alte System im September 2020 abgelöst. Bei dem gesamten Prozess wurde KOMM MIT von uns, einem zertifizierten Salesforce Partner, unterstützt. In enger Zusammenarbeit wurden vorab in Workshops mit allen Mitarbeiter*innen die bestehenden Prozesse aufgenommen. In einem weiteren Schritt wurden diese Prozesse, gemeinsam mit dem Projektmanager, analysiert, optimiert und weiterentwickelt, sodass ein die individuellen Bedürfnisse von KOMM MIT angepasstes Digitalisierungs-Konzept entstand. Im Anschluss wurde von Bechtle AV360° eine Lösung gesucht, welche die, aufgrund von verschiedenen Faktoren komplexen, Anforderungen abdeckt. Salesforce resultierte als die geeignetste Lösung, um den Bedürfnissen der gemeinnützigen Organisation gerecht zu werden.
Die Einführung einer CRM-Lösung als isolierte Out-Of-The-Box Anwendung war aus der Sicht von Bechtle AV360° nicht zielführend. Außerdem wären bei mehreren Systemen, komplexe und kostspielige Integrationen zu Drittsystemen notwendig. Die Salesforce Plattform bietet KOMM MIT zukünftig die Möglichkeit, flexibel auf Anforderungen zu reagieren. Mit Salesforce lieferte Bechtle AV360° eine universelle Plattform, welche für KOMM MIT eine enorme Flexibilität, Erleichterung der Arbeitsprozesse und Skalierbarkeit mit sich brachte.
Das neue Digitalisierungs-Konzept und die Einführung von Salesforce wurde anschließend allen Mitarbeiter*innen präsentiert, um die bevorstehenden, wichtigen Änderungen innerhalb der Unternehmensprozesse optimal vorzubereiten. Anschließend folgte die Implementierung der weltweit führenden CRM-Lösung. Salesforce erwies sich schnell als die optimale Lösung.
Die Erfolge
- Bereinigung aller Daten
- Schaffung einer einheitlichen Datenbasis
- Teilnehmer*innen werden durch optimierte Prozesse schneller kontaktiert
- effizienteres Kundenbeziehungsmanagement
- erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands durch Automatisierung
- schnellere Etablierung neuer Prozesse
- schnelle Umsetzung neuer Anforderungen durch Bechtle AV360° auf der Salesforce Plattform
- Zielgruppenspezifische Kommunikation
- Enorme Entwicklungsmöglichkeiten durch eine einheitliche CRM-Lösung
- Einheitliches System für Kundenbeziehungen und Veranstaltungsorganisation
Ausblick
Die Salesforce Umgebung ist nun beliebig skalierbar. Somit verfügt KOMM MIT über eine benutzerfreundliche Software, mit der sich neue Prozesse simpel integrieren lassen. KOMM MIT kann heute weitere Automatisierungen durchführen und interne Prozesse kontinuierlich optimieren.
Da KOMM MIT weiterhin auf Digitalisierung und ein nachhaltiges Handeln setzt, bleibt Bechtle AV360° ein zuverlässiger Partner, dem die gemeinnützige Organisation vertraut.
